SMB Communications — Avis de confidentialité du concours pour les petites entreprises
Cet avis concerne le concours et ne remplace pas la politique générale de confidentialité de SMB Communications ni les avis et contrats applicables au service VoIP activé.
Responsable et coordonnées
L'organisme responsable des renseignements personnels recueillis pour le concours est 1001115443 ONTARIO INC., faisant affaire sous le nom SMB Communications, 184 Fieldside Road, Allenford (Ontario) N0H 1A0, Canada.
Responsable de la protection des renseignements personnels : privacy@tryvoip.ca. Les questions, plaintes et demandes d'accès, de rectification, de retrait ou de suppression dans la mesure prévue par la loi peuvent être adressées à cette adresse courriel ou par la poste à l'adresse ci-dessus. Une demande de retrait n'entraîne pas nécessairement l'effacement immédiat des renseignements dont la conservation est légalement exigée.
Renseignements recueillis
À l'inscription, nous recueillons le nom de l'entreprise, sa province ou son territoire, le nombre d'employés (de 1 à 10), le nom de son représentant autorisé, son adresse courriel et son numéro de téléphone professionnels et la date de l'inscription. Nous conservons la version du règlement accepté, les choix relatifs aux communications promotionnelles par courriel et par téléphone, les données de vérification du courriel, l'historique du concours, le statut de participation et des tirages ainsi que les retraits et disqualifications. Nous utilisons également certaines données techniques nécessaires à la prévention des abus, notamment un identifiant pseudonymisé de limitation des tentatives, des horodatages de sécurité et des identifiants limités d'audit et de transactions. Selon le contexte, un identifiant pseudonymisé peut constituer un renseignement personnel.
Si une entreprise est sélectionnée, nous pouvons demander les renseignements raisonnablement nécessaires pour vérifier l'existence de l'entreprise, le pouvoir de son représentant, une adresse de service canadienne admissible et sa couverture, le résultat de la question d'habileté mathématique et la preuve d'acceptation du service, ainsi que les dates des notifications et de réclamation. Il n'est pas nécessaire de fournir une adresse de service complète pour simplement participer. Les renseignements de facturation et de prestation de service du gagnant confirmé sont assujettis à des avis et accords supplémentaires présentés avant l'activation.
Finalités et décisions
Nous utilisons les renseignements pour : (1) recevoir et authentifier les inscriptions; (2) appliquer les règles d'une inscription par entreprise et d'exclusion des gagnants pendant 24 mois; (3) prévenir la fraude et les abus; (4) préparer le groupe de candidatures vérifiées et effectuer les tirages mensuels aléatoires vérifiables, avec reports pour au plus 12 tirages; (5) aviser et vérifier les gagnants potentiels et suppléants; (6) vérifier la couverture, remettre le prix après acceptation éclairée et traiter les plaintes; (7) respecter nos obligations légales et de tenue de dossiers; et (8) assurer la sécurité et le fonctionnement du concours.
Le tirage aléatoire est automatisé, mais la sélection initiale ne confirme pas l'attribution du prix; une vérification humaine des conditions suit avant la remise du prix. Les résidents du Québec peuvent obtenir des renseignements sur les décisions automatisées et demander une intervention humaine ou la rectification de renseignements inexacts dans les cas prévus par la loi.
Les courriels nécessaires au concours (vérification, avis au gagnant potentiel, renseignements administratifs) ne servent qu'à son administration. Participer n'entraîne pas une inscription automatique à des listes promotionnelles ou à des appels publicitaires.
Consentements promotionnels facultatifs
Le formulaire contient deux cases indépendantes non présélectionnées pour consentir aux courriels promotionnels et aux appels téléphoniques promotionnels. Leur refus ou leur retrait n'a aucune incidence sur l'admissibilité, la sélection ni la remise du prix. Tout courriel commercial envoyé doit respecter les règles canadiennes applicables, notamment l'identification de l'expéditeur et un mécanisme efficace de désabonnement. Nous consignons la formulation et la version du consentement, le choix, sa date et son éventuel retrait.
Après la vérification et l'acceptation du prix, nous pouvons demander une troisième autorisation distincte et expresse pour publier uniquement le nom de l'entreprise gagnante. Le refus n'a aucune incidence sur le prix. Nous ne publions pas, sur cette base, le nom du représentant, ses coordonnées privées, l'adresse de service ni son courriel. Le retrait met fin aux publications futures et entraîne un examen des publications déjà effectuées; il est impossible de garantir la suppression de copies réalisées indépendamment par des tiers.
Accès, fournisseurs et communication
Seuls les employés autorisés et les fournisseurs ayant besoin de renseignements particuliers pour l'hébergement, la sécurité, l'administration du concours, l'envoi des courriels transactionnels, la vérification légitime de l'admissibilité et la prestation du prix peuvent y accéder. Ces fournisseurs peuvent inclure une plateforme d'hébergement autorisée, l'infrastructure de courriels FusionPBX, un relais de messagerie autorisé et, lorsque le prix a été accepté, un opérateur de télécommunications. Nous ne vendons pas de listes de participants et ne communiquons pas les coordonnées recueillies pour le concours à des annonceurs du seul fait de l'inscription.
Les renseignements peuvent être stockés ou traités au Canada ou dans d'autres territoires selon la configuration et les fournisseurs réellement approuvés. Avant le lancement, SMB doit vérifier chaque fournisseur, les lieux de stockage et de traitement, les ententes contractuelles et toute évaluation des facteurs relatifs à la vie privée ou mesure requise pour une communication à l'extérieur du Québec. La liste précise des fournisseurs et territoires doit être ajoutée à la version publique après cette vérification.
Mesures de protection
Nous appliquons des mesures administratives, techniques et organisationnelles raisonnables et proportionnées aux renseignements, notamment un contrôle d'accès au personnel, le chiffrement des communications, la protection des secrets, la limitation des tentatives, les journaux d'audit et une procédure documentée pour les incidents de confidentialité. Aucun système en ligne ne peut garantir une sécurité absolue. Les incidents sont évalués et communiqués aux personnes concernées et aux autorités lorsque la loi l'exige.
Conservation et destruction
Le calendrier approuvé par l'Organisateur, sous réserve de la vérification juridique et technique avant déploiement, est le suivant :
| Catégorie | Durée de conservation prévue |
|---|---|
| Inscriptions non vérifiées | Destruction ou anonymisation 30 jours après l'expiration du délai de vérification |
| Inscriptions vérifiées non gagnantes | Jusqu'à 12 tirages admissibles, puis 90 jours après la fin de l'admissibilité, le retrait ou la disqualification |
| Réclamations des gagnants et suppléants, preuves d'admissibilité et d'attribution | 3 ans après la clôture du tirage concerné |
| Identifiants servant à exclure les gagnants précédents | 24 mois après le tirage gagnant, plus 90 jours pour clore les examens connexes |
| Preuves d'intégrité et d'audit des tirages | 3 ans après le tirage |
| Preuves de consentement ou de retrait du marketing facultatif | 3 ans après la dernière activité promotionnelle pertinente ou le retrait, sous réserve de la loi |
| Preuves de consentement ou de retrait relatives à la publicité du gagnant | 3 ans après la dernière publication ou le retrait, sous réserve de la loi |
| Journaux techniques et de sécurité ordinaires | 90 jours, sauf enquête documentée |
| Sauvegardes chiffrées | Expiration progressive sur 90 jours, avec accès restreint |
| Données de service, financières et fiscales | Délais légaux distincts, parfois plus longs |
À l'expiration, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés irréversiblement, selon la loi et les procédures vérifiées. Les sauvegardes expirent suivant leur propre cycle protégé; un retrait ne signifie pas une suppression immédiate de toutes les sauvegardes antérieures. Les exigences légales, les plaintes en cours, les enquêtes de sécurité ou la conservation pour litige peuvent prolonger les délais. Il s'agit d'objectifs de conservation approuvés, et non d'une affirmation qu'une tâche automatique de suppression fonctionne déjà en production; elle doit être testée avant la collecte réelle.
Vos droits et vos choix
Vous pouvez demander l'accès et la rectification de vos renseignements, obtenir des explications sur leur utilisation et leur communication, retirer votre inscription ou un consentement facultatif et demander la suppression ou la portabilité lorsque la loi le prévoit. Le retrait du concours met fin à la participation aux tirages futurs. Le retrait du consentement au marketing ou à la publicité n'annule pas une inscription autrement admissible ni un prix déjà attribué. Une vérification raisonnable de votre identité et de votre autorité peut être requise avant la communication de renseignements protégés. Nous répondons conformément aux lois fédérales et provinciales applicables, y compris aux droits, délais et exceptions prévus au Québec. Écrivez à privacy@tryvoip.ca.
Québec et service en français
Le présent avis et l'interface du concours doivent être disponibles en français dans des conditions au moins aussi favorables que l'anglais. Pour les résidents du Québec, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et les autres règles applicables peuvent exiger des pratiques de gouvernance documentées, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour un nouveau système ou certaines communications hors Québec, ainsi que des explications transparentes sur la collecte et les décisions automatisées. SMB doit confirmer les évaluations, les lieux de traitement, les ententes avec ses fournisseurs et la procédure de plaintes avant le lancement.
Modifications
La version publique approuvée indiquera une date d'entrée en vigueur et un numéro de version; toute modification importante sera rendue accessible en français et en anglais, accompagnée des avis ou demandes de consentement supplémentaires requis. Le présent avis entre en vigueur lors de sa publication pour l’ouverture du concours le 1er novembre 2026.
Supplément sur les fournisseurs et le traitement transfrontalier